Tilanne on monelle työnantajalle tuttu. Työntekijän sairauslomat toistuvat tai työssä näkyy jatkuvia haasteita: poissaolot lisääntyvät, työtehtävät eivät hoidu sovitusti, työkyvystä herää muuten huolta. Varhaisen tuen keskustelut on asianmukaisesti käyty, mutta tilanne ei etene, ja vaikutukset alkavat näkyä myös työyhteisössä.
Kun huoli työkyvystä on otettu puheeksi ja työntekijän kanssa on jo keskusteltu tilanteesta, seuraava askel on usein työterveysneuvottelu eli työkykyneuvottelu.
Työterveysneuvotteluita tarvitaan etenkin pk-yrityksissä useimmiten harvakseltaan, joten on ymmärrettävää, että työnantajalla on niistä paljon kysyttävää. Tyypillisimmät kysymykset ovat:
-
Milloin työterveysneuvottelu kannattaa järjestää?
-
Keitä siihen osallistuu?
-
Mitä neuvottelussa käsitellään?
-
Mitä tietoja työnantaja saa työntekijän terveydestä?
-
Voiko työntekijä kieltäytyä osallistumasta?
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä työterveysneuvottelu käytännössä tarkoittaa, milloin sitä kannattaa hyödyntää ja mitä neuvottelussa tapahtuu. Tarkastelemme asiaa sekä työnantajan että työntekijän näkökulmasta.
Mikä työterveysneuvottelu on?
Työterveysneuvottelu on työnantajan, työntekijän ja työterveyshuollon yhteinen tapaaminen, jonka tarkoituksena on löytää ratkaisuja tilanteeseen, jossa työntekijän työkyky on heikentynyt tai uhkaa heikentyä.
Neuvottelu ei ole kurinpitotoimenpide. Se ei siis sovellu esimerkiksi työyhteisön sisäisten konfliktien selvittelyyn: niiden käsittely kuuluu normaaliin esihenkilötyöhön. Työterveysneuvottelu ei myöskään ole lääkärin vastaanotto tai irtisanomispalaveri.
Neuvottelussa ei käsitellä diagnooseja tai yksityiskohtaisia terveystietoja, ellei työntekijä itse halua puhua niistä. Fokus on työssä: mikä ei toimi, mitä voisi muuttaa, miten työssä jatkaminen tai työhön paluu onnistuu.
Työterveyslaitos tähdentää, että työntekijän terveydentilaa koskevia asioita käsitellään neuvottelussa vain työntekijän suostumuksella, ja kaikki osallistujat ovat salassapitovelvollisia arkaluonteisten tietojen suhteen.
Milloin työterveysneuvottelu järjestetään?
Neuvottelu ei vaadi yhtä tiettyä laukaisevaa tapahtumaa. Aloitteen voi tehdä esihenkilö, työterveyshuolto tai työntekijä itse.
Neuvottelu on paikallaan erityisesti silloin, kun:
- työntekijä on ollut sairauslomalla pitkään tai poissaolot toistuvat usein
- työssä suoriutuminen on selvästi heikentynyt ilman selkeää syytä
- sairausloma on kestänyt yli 30 päivää ja työhön paluu vaatii suunnittelua
- Kelan 90 päivän sääntö lähestyy tai täyttyy
- työnkuvaa tai työskentelyolosuhteita pitää muokata terveydellisistä syistä
Erityistilanne: 90 päivän sääntö
Tämä tärkeä kohta jää monilta työnantajilta kiireessä huomaamatta. Kun sairauspäivärahaa on maksettu 90 arkipäivältä, Kelalle on toimitettava työterveyslääkärin lausunto työntekijän jäljellä olevasta työkyvystä ja mahdollisuuksista jatkaa työssä.
Usein lausunnon laatimisen ohella pidetään työterveysneuvottelu.
Työterveyshuollon lausunnon voi laatia työterveyslääkäri tai muu lääkäri, joka tuntee työntekijän työolosuhteet. Olennaista on, että lausunto sisältää arvion jäljellä olevasta työkyvystä ja työssä jatkamisen mahdollisuuksista.
Työterveysneuvottelu voidaan järjestää myös ennaltaehkäisevästi, ennen kuin 90 päivää on täyttynyt. Varhainen puuttuminen on yleensä kaikkien kannalta parempi vaihtoehto.
Ketkä osallistuvat työkykyneuvotteluun?
Osallistujia on aina vähintään kolme: työntekijä, esihenkilö ja työterveyshuollon edustaja (yleensä työterveyshoitaja tai työterveyslääkäri). Siksi ennen vanhaan puhuttiin kolmikantaneuvottelusta.
Tarvittaessa mukaan voidaan kutsua myös HR:n edustaja tai esihenkilön työtä ohjaava johtaja, erityisesti, jos neuvottelussa on tarkoitus sopia työnkuvan muutoksista.
Työntekijä voi yleensä pyytää mukaansa tukihenkilön, mutta käytännöistä kannattaa sopia etukäteen työterveyshuollon ja työnantajan kanssa. Tukihenkilönä voi toimia luottamushenkilö, työsuojeluvaltuutettu tai jopa perheenjäsen.
Henkilömäärä kannattaa pitää pienenä, jotta ilmapiiri pysyy luottamuksellisena.
Kuka johtaa neuvottelua?
Neuvottelun etenemisestä vastaa yleensä työterveyslääkäri tai -hoitaja. Myös työnantaja voi toimia keskustelun vetäjänä, jolloin työterveyshuolto osallistuu asiantuntijan roolissa.
Neuvottelua johtava taho vastaa tavallisesti myös muistion laatimisesta.
Miten neuvotteluun valmistaudutaan?
Niukka valmistautuminen lienee yksi yleisimmistä syistä siihen, miksi neuvottelu voi jäädä tuloksettomaksi.
Jos kukaan ei ole miettinyt minkäänlaisia ratkaisuvaihtoehtoja etukäteen, eikä työkykyasioista ole varhaisen tuen mallin mukaan keskusteltu jo aiemmin, tulee yhteisestä ajasta helposti hämmentynyttä kiertelyä.
Esihenkilö, valmistaudu työkykyneuvotteluun näin:
1. Juttele työntekijän kanssa ennen neuvottelua. Asiat eivät saa tulla kummallekaan yllätyksenä.
2. Listaa työntekijän tehtävät tärkeysjärjestyksessä. Mieti, mistä hän suoriutuu ja missä hänellä on haasteita.
3. Mieti konkreettisia ratkaisuehdotuksia. Onnistuisiko esimerkiksi työnkuvan (vaikka osittainenkin) muutos, etätyö, lyhennetty työaika, työnkierto?
4. Selvitä valtuutesi työpaikan sisällä. Missä asioissa voit itse päättää ja missä tarvitset ylemmän johdon tai HR:n hyväksynnän?
5. Varaa rauhallinen tila ja riittävästi aikaa. Yleensä tunti riittää.
Työntekijä, valmistaudu työkykyneuvotteluun näin:
On normaalia, että neuvottelu jännittää. Sinun on hyvä tietää, että:
- Sinulla on oikeus tietää etukäteen, mistä neuvottelussa on tarkoitus puhua.
- Voit pyytää tukihenkilön mukaan.
- Sinun ei tarvitse kertoa terveydestäsi enempää kuin haluat.
Voi olla hyödyllistä miettiä valmiiksi, millaisia työn muutoksia itse toivoisit tai pitäisit mahdollisina. Neuvottelu on parhaimmillaan tilaisuus, jossa omat toiveet työn suhteen tulevat viimein kuulluiksi. Se ei ole kuulustelu tai "oikeudenkäynti".
Mitä työterveysneuvottelussa tapahtuu?
Neuvottelu ei etene tiukasti käsikirjoituksen mukaan, mutta sillä on selkeä rakenne.
Näin neuvottelu etenee:
Neuvottelussa käsitellään työtä, ei sairautta.
Kysymykset koskevat sitä, miten työ sujuu, mitkä tehtävät onnistuvat ja mihin niistä tarvittaisiin ehkä tukea. Työterveyslääkäri tai -hoitaja voi kertoa yleisellä tasolla, millaisia rajoitteita tai tarpeita työntekijällä on, mutta diagnooseja ei käsitellä tarkemmin, ellei työntekijä erityisesti toivo niin.
Työnantajalla on direktio-oikeus myös tässä neuvottelussa.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että esihenkilö tai työnantaja tekee viime kädessä päätökset siitä, mitä muutoksia työssä tehdään. Työterveyshuolto ja työntekijä voivat esittää ehdotuksia, mutta työnantaja arvioi niiden toteuttamiskelpoisuuden.
Mitä työnantaja saa tietää työntekijän terveydestä?
Työnantajalla ei ole oikeutta saada tietoonsa työntekijän diagnoosia tai muita terveydentilan yksityiskohtia ilman työntekijän suostumusta. Työnantajalle voidaan kuitenkin kertoa työn kannalta olennaiset työkykyyn liittyvät rajoitteet ja suositukset.
Mitä neuvottelussa ei tapahdu?
Neuvottelussa ei
- päätetä irtisanomisesta
- anneta varoituksia
- pakoteta työntekijää paljastamaan diagnoosiaan
- sovita työnantajaa sitovista muutoksista ilman työnantajan suostumusta
Muistio: miksi se on tärkeä ja mitä siihen kirjataan?
Työterveysneuvottelusta laaditaan aina muistio. Se ei ole turhaa byrokratiaa, vaan turva kaikille osapuolille.
Muistioon kirjataan:
- neuvottelun päivämäärä ja osallistujat
- neuvottelun syy ja tilanteen kuvaus
- sovitut toimenpiteet ja kuka vastaa mistäkin
- aikataulu ja seurantasuunnitelma
- seuraavan tapaamisen ajankohta, jos sellainen sovitaan
Muistio käydään läpi osallistujien kanssa ja toimitetaan kaikille osapuolille. Organisaatiosta riippuen se voidaan myös allekirjoittaa paikan päällä tai sähköisesti. Usein kuitenkin muistioksi riittää esimerkiksi sähköposti, jonka jokainen osapuoli vastauksellaan kuittaa vastaanotetuksi.
Muistio voi osoittautua hyödylliseksi erityisesti silloin, jos tilanne myöhemmin johtaa työsuhteen muutoksiin tai oikeudellisiin kysymyksiin. Se todistaa, että asioita on yritetty ratkaista yhteistyössä.
Pienessä yrityksessä muistio kannattaa arkistoida huolellisesti. Se voi olla tärkeä dokumentti myös Kelan kanssa asioidessa.
Voiko työntekijä kieltäytyä neuvottelusta?
Työterveysneuvotteluun osallistuminen perustuu lähtökohtaisesti yhteistyöhön eikä pakottamiseen, mutta osallistumatta jättäminen voi vaikeuttaa työkyvyn tukemiseen liittyvien ratkaisujen löytämistä.
Kieltäytymisellä voi olla myös käytännön seurauksia. Jos tilanne vaatii työn mukauttamista tai työhön paluun suunnittelua, mutta työntekijä ei osallistu prosessiin, hänelle sopivia ratkaisuja on todennäköisesti vaikeaa löytää.
Työnantajan velvollisuus selvittää tilanne ei katoa, vaikka työntekijä ei tulisi paikalle.
Käytännössä kieltäytyminen on harvinaista, kun neuvottelun tarkoitus on selitetty avoimesti etukäteen. Suurin osa kieltäytymisistä johtuu pelosta tai väärinkäsityksistä, ei haluttomuudesta ratkaista tilannetta.
Hyvä esihenkilö varmistaa, että työntekijä tietää etukäteen, mistä on kyse, ja että hänellä on mahdollisuus valmistautua.
Mitä neuvottelun jälkeen tapahtuu?
Neuvottelu ei ole päätepiste, vaan osa työkyvyn jatkuvaa hallintaa.
Sovitut toimenpiteet pannaan täytäntöön ja niiden etenemistä seurataan. Jos sovittiin esimerkiksi lyhennetystä työajasta tai tehtäväkierrosta, esihenkilön vastuulla on varmistaa, että muutokset toteutuvat.
Tilannetta arvioidaan uudelleen sovitussa aikataulussa. Joskus yksi neuvottelu riittää, joskus tarvitaan useampia tapaamisia.
Hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaan neuvottelun tulee aina olla luonteeltaan ratkaisuja etsivä. Jos tilanne ei etene, on syytä palata pöydän ääreen.
Jos sovitut ratkaisut eivät toimi tai tilanne pahenee, voidaan harkita lisätoimenpiteitä: ammatillista kuntoutusta, osasairauspäivärahaa, työkyvyttömyyseläkeselvittelyä tai muita tukimuotoja. Nämä ovat kuitenkin erillisiä prosesseja, joihin työterveyslääkäri ohjaa tarvittaessa.
Tärkeintä on, että sovitut asiat eivät jää pelkiksi muistiomerkinnöiksi.
Pk-yrityksen erityishaaste: kun HR ei ole paikalla
Isoissa organisaatioissa HR hoitaa suuren osan työterveysneuvottelun valmistelusta ja koordinoinnista. Pienessä yrityksessä esihenkilö tai yrittäjä tekee kaiken itse, usein ensimmäistä kertaa.
Tukea on hyvä pyytää ajoissa työterveyshuollosta. Hyvä työterveyskumppani auttaa valmistautumaan, selittää prosessin ja toimii neuvottelussa aktiivisena osapuolena, ei pelkkänä sihteerinä.
Pienyrityksissä on myös tavallista, että esihenkilö tuntee työntekijän henkilökohtaisesti. Se voi olla etu: luottamus on parhaassa tapauksessa valmiiksi olemassa.
Samaan aikaan tuttuus voi myös vaikeuttaa vaikeiden asioiden puheeksi ottamista. Tästäkin on hyvä keskustella työterveyshuollon kanssa etukäteen: työterveyshuollon ammattilainen voi neuvottelua johtaessaan ottaa asioita esiin puolueettomana osapuolena.
Lyhyt muistilista: ennen neuvottelua, neuvottelussa ja sen jälkeen
Hyvä neuvottelu ei vaadi kokemusta, vaan valmistautumista, rehellisyyttä ja halua löytää ratkaisu.
Täsmä tukee työkyvyn hallinnassa
Työterveysneuvottelu toimii parhaiten silloin, kun kaikki osapuolet tietävät, mitä odottaa, kun taustalla on toimiva työterveyskumppanuus, varhaisen tuen mallia käytetään hyödyksi ja työnantaja voi luottaa työterveyshuoltoon.
Täsmällä työkyvyn tuki kuuluu kaikkiin kiinteähintaisiin paketteihin ilman eri maksua. Autamme esihenkilöitä valmistautumaan neuvotteluihin, toimimme neuvotteluissa asiantuntijoina ja ohjaamme tarvittaessa osapuolet jatkotoimenpiteisiin.
Kiinnostuitko? Jutustele palveluistamme työterveyshoitajan kanssa tai laske suoraan palveluiden hinta.