Esihenkilö, tunnista kuormittuminen ajoissa
Kuormittunut työntekijä harvoin sanoo suoraan olevansa loppu. Esihenkilön kannattaa seurata muita ylikuormituksen merkkejä: Kokouksiin tullaan myöhässä. Pinna kiristyy pienistä asioista. Työpäivät venyvät, mutta mikään ei tunnu valmistuvan. Aiemmin aktiivinen tyyppi vetäytyy hiljaiseksi.
Nämä ovat merkkejä, jotka näkyvät työarjessa usein viikkoja tai kuukausia ennen sairauslomaa. Esihenkilön työhön kuuluu puuttua niihin ajoissa.
Kuormittuminen ei ala romahduksesta
Ylikuormitus ja uupumus eivät yleensä ilmaannu kuin salama kirkkaalta taivaalta, ellei kyseessä ole esimerkiksi äkillinen sairastuminen tai romahdus henkilökohtaisessa arjessa.
Paljon useammin muutos tapahtuu hitaasti: keskittyminen herpaantuu, palautuminen heikkenee ja työ alkaa tuntua jatkuvalta selviytymiseltä.
Ongelma on, että työntekijä itse ei aina huomaa tilannetta ajoissa: moni yrittää vain pärjätä pidempään. Joku ei halua näyttää heikolta, toinen taas ajattelee, että kiire helpottaa “sitten ensi kuussa”.
Samaan aikaan esihenkilö näkee jo muutoksen ulkopuolelta. Varhaisen tuen malli auttaa johtamaan näitä tilanteita käytännössä – se ei siis ole vain HR-byrokratiaa tai ylimääräinen paperinivaska työsuhdekansiossa.
Mitä aikaisemmin tilanteeseen reagoidaan, sitä helpompi kuormitusta on purkaa ennen kuin siitä tulee pidempi työkykyongelma.
Odottaminen ei ole neutraali valinta
Moni esihenkilö tunnistaa kyllä merkit, mutta lykkää keskustelua. Ajatus taustalla on yleensä hyväätarkoittava:
- "enhän vain loukkaa"
- “en halua tunkeilla”
- “ehkä tulkitsen väärin”
- “ehkä tämä menee ohi”
Valitettavasti varovaisuuden ja ujostelun vuoksi tilanne usein pahenee. Kun asioista ei puhuta, ei ratkaisujakaan keksitä – ja mitä pidemmälle tilanne etenee, sitä vaikeampaa siihen on puuttua kevyesti.
Asioista jutustelemisen pitäisikin olla osa normaalia esihenkilötyötä.
5 merkkiä, joihin esihenkilön kannattaa reagoida
1. Käyttäytyminen muuttuu
Rauhallinen ihminen alkaa ärsyyntyä helposti. Sosiaalinen tyyppi hiljenee. Aiemmin täsmällinen henkilö sählää.
Yksittäinen huono päivä ei tietenkään vielä kerro mitään – niitä on meillä kaikilla, mutta etenevä muutos aiempaan käytökseen kertoo.
Työsuojeluhallinnon mukaan ärtyneisyys, vetäytyminen ja käyttäytymisen muuttuminen ovat tyypillisiä haitallisen kuormituksen merkkejä.
2. Lyhyitä poissaoloja alkaa tulla toistuvasti
Jokainen meistä sairastuu joskus. Etenkin pikkulapsiperheissä poissaoloja kertyy ensimmäisinä päiväkotivuosina runsaasti: lapset sairastavat itse ja tartuttavat taudit myös läheisiinsä.
Jos kuitenkin lyhyitä sairauspoissaoloja alkaa tulla säännöllisesti, ja ne sijoittuvat erityisesti viikonloppujen tai lomien yhteyteen, kyse on harvoin sattumasta.
Toistuvat lyhyet poissaolot ovat aina hyvä syy käynnistää varhaisen tuen keskustelu.
3. Työpäivät pitenevät, mutta tulokset eivät parane
Asiantuntijatyössä tämä on varsin tyypillinen ylikuormituksen oire.
Kalenteri on täynnä. Viestejä tulee iltaisin. Päivät venyvät. Silti tehtäviä jää roikkumaan ja päätöksenteko hidastuu. Työaikaa yritetään jatkaa iltaan tai yöhön, mutta kuormittuneet aivot eivät jaksa puristaa ulos samaa tulosta kuin aiemmin, vaikka tuntimäärät kasvavat.
Kuormitus heikentää keskittymistä, muistia ja työn hallinnan tunnetta.
4. Ihminen vetäytyy työyhteisöstä
Kahvit jäävät väliin. Kamera pysyy kiinni. Keskusteluihin ei enää osallistuta samalla tavalla kuin ennen. Välillä tämä selittyy ohimenevällä kiireellä tai introvertilla persoonallisuudella, mutta jos muutos aikaisempaan on selvä, siihen kannattaa kiinnittää huomiota.
Vetäytyminen on usein merkki siitä, että energia ei enää riitä sosiaaliseen kuormaan työn lisäksi.
5. Aloitteellisuus katoaa
Aiemmin kehitysideioita heittänyt työntekijä tekee enää vain välttämättömän.
Kukaan ei yleensä menetä motivaatiotaan yhdessä yössä.
Usein kyse on siitä, että kuormitus syö kapasiteetin kaikkeen ylimääräiseen. Kun ihminen yrittää vain selvitä työpäivästä, luovuus ja innostus katoavat ensimmäisten asioiden joukossa.
Varhaisen tuen keskustelu: miten ottaa kuormitus puheeksi?
Tämä on se vaikein kohta. Moni esihenkilö jää jumiin suunnittelemaan keskustelualoitetta, vaikka tärkeämpää olisi vaikka vain kevyesti ottaa asia esiin.
Hyvä varhaisen tuen keskustelu ei ole kuulustelu eikä terapiakeskustelu. Sen tavoite on yksinkertainen: pysähtyä tilanteen äärelle ajoissa.
Näillä vinkeillä pääset eteenpäin:
Puhu havainnoista, älä tulkinnoista
Ei: “Vaikutat uupuneelta.”
Vaan: “Olen huomannut, että viime viikkoina työpäivät ovat venyneet paljon ja olet ollut aiempaa hiljaisempi. Miten sinä itse näet tilanteen?”
Konkreettiset havainnot pitävät keskustelun turvallisena.
Anna tilaa vastata
Esihenkilön tehtävä ei ole ratkaista kaikkea saman tien. Joskus tärkeintä on, että joku huomaa tilanteen ennen kuin ihminen itse pysähtyy vasta pakon edessä.
Sopikaa seuraava askel
Jos kuormitus liittyy työn määrään, prioriteetteihin tai palautumiseen, miettikää ratkaisuja yhdessä. Kun talon sisäiset keskustelut on käyty rauhassa, voidaan tarvittaessa mukaan ottaa työterveyshuolto.
Aikatauluttakaa vähintään yksi seurantakeskustelu ja sopikaa, mitä ennen sitä tulisi tapahtua.
Mitä laki velvoittaa tekemään?
Työturvallisuuslain mukaan työnantajan pitää tunnistaa ja ehkäistä työstä aiheutuvaa haitallista kuormitusta.
Jos työntekijän kuormituksen epäillään vaarantavan terveyttä, työnantajan on selvitettävä tilanne ja ryhdyttävä toimenpiteisiin.
Kyse ei siis ole vain hyvästä johtamisesta, vaan työnantajan lakisääteisestä vastuusta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, ette työkyvyn heikkenemisen merkkejä pitäisi sivuuttaa odottamalla, että tilanne “menee ohi”.
Varhaisen tuen malli toimii, jos sitä käytetään ajoissa
Monessa yrityksessä varhaisen tuen malli löytyy kyllä intrasta tai pölyisestä HR-kansiosta, mutta se pengotaan esiin vasta, kun tilanne jo kriisiytyy.
Hyvä varhaisen tuen malli tekee kuitenkin arjesta selkeämpää. Asioista on helpompi jutella, kun on jo valmiiksi mustaa valkoisella: näin on meillä vatu-mallissa sovittu, ja näin toimitaan. Tämä vähentää myös esihenkilön paineita ja henkilökohtaista kuormaa.
Varhaisen tuen mallissa pitäisi olla kirjattuna ainakin nämä yksityiskohdat:
- milloin asia otetaan puheeksi
- miten keskustelu käydään
- milloin työterveys otetaan mukaan
- kuka vastaa seurannasta
Parhaimmillaan malli madaltaa puuttumisen kynnystä. Esihenkilön ei tarvitse improvisoida hankalassa tilanteessa.
Lue täältä esihenkilön opas varhaisen tuen mallin tehokkaaseen käyttöön.
Miten Täsmä tukee esihenkilöä?
Varhaisen tuen malli on sisäänrakennettuna Täsmän palvelupaketteihin. Se ei ole lisäpalvelu, josta laskutetaan erikseen.
Tämä tarkoittaa, että esihenkilö ei koskaan ole yksin. Kun huoli herää, Täsmän työterveyshoitaja on käytettävissä, vaikka kyse ei vielä olisi varsinaisesta sairaustapauksesta.
Käytännön toimet etenevät näin:
- Esihenkilö havaitsee muutoksia ja haluaa sparrailla, miten edetä.
- Täsmän ammattilainen auttaa arvioimaan tilanteen ja valitsemaan oikean lähestymistavan.
- Tarvittaessa järjestetään työterveysneuvottelu, jossa esihenkilö, työntekijä ja työterveyshuolto etsivät yhdessä ratkaisuja.
Jos käytännön esihenkilötyöhön ja puheeksi ottamiseen kaivataan tukea laajemminkin, on mahdollista satsata myös esihenkilökoulutukseen: työkykyjohtamisen lyhyt oppimäärä on käytännönläheinen, hinnaltaan kohtuullinen tehokoulutus esihenkilöille.
Esihenkilön ei tarvitse olla asiantuntija. Hänen täytyy vain huomata ja uskaltaa kysyä.
--
Jos et ole vielä Täsmän asiakas, mutta koet, että mallimme varhaiseen tukeen ja yritysten auttamiseen voisi sopia myös teille, jutustele ihmeessä työterveyshoitajiemme kanssa!
---
KUORMITTUMISEN UKK – MITÄ MEILTÄ KYSYTÄÄN TYÖNTEKIJÄN KUORMITTUMISESTA
Mitkä ovat ensimmäiset merkit työntekijän kuormittumisesta?
Ensimmäiset merkit näkyvät usein käytöksessä, yhteistyössä ja työn jäljessä. Työntekijä voi vetäytyä, ärtyä tavallista herkemmin, unohtaa asioita tai alkaa myöhästellä. Yksittäinen huono päivä ei vielä kerro paljon, mutta muutos aiempaan kannattaa ottaa tosissaan.
Milloin esihenkilön kannattaa ottaa kuormittuminen puheeksi?
Puheeksi kannattaa ottaa heti, kun muutos alkaa näkyä toistuvasti. Odottaminen harvoin auttaa. Mitä aiemmin asia otetaan esiin rauhallisesti ja havaintoihin perustuen, sitä helpompi tilannetta on korjata ilman pitkittynyttä kuormitusta tai sairauslomaa.
Mistä työntekijän kanssa kannattaa puhua?
Puhu siitä, mitä olet itse havainnut, älä siitä, mitä arvelet taustalla olevan. Kerro konkreettiset esimerkit, kysy, miten menee, ja kuuntele vastaus loppuun. Tavoite ei ole ratkaista kaikkea yhdessä keskustelussa, vaan avata turvallinen jatko.
Mitä varhainen tuki tarkoittaa työpaikalla?
Varhainen tuki tarkoittaa sovittua toimintatapaa, jolla huoli otetaan esiin ennen kuin tilanne kärjistyy. Siihen kuuluu yleensä keskustelu, seuranta, tarvittaessa työterveyshuollon mukaan ottaminen ja työn muokkaus. Hyvä malli tekee esihenkilön työstä selkeämpää.
Miten Täsmä tukee esihenkilöä varhaisen tuen toteuttamisessa?
Täsmän työterveyspalveluihin sisältyvä varhaisen tuen malli auttaa esihenkilöä tunnistamaan tilanteen, ottamaan asian puheeksi ja sopimaan jatkotoimista. Kun huoli herää, esihenkilö ei jää yksin, vaan saa tuekseen työterveyden ammattilaisen.