Ellei kyse ole äkillisestä sairastumisesta, työkyky heikkenee harvoin kuin salama kirkkaalta taivaalta.

Usein ensimmäiset merkit näkyvät pieninä muutoksina työssä suoriutumisessa, jaksamisessa, käyttäytymisessä tai sairauspoissaoloissa. Mitä aikaisemmin tilanteeseen puututaan, sitä helpompaa on löytää ratkaisuja.

Varhainen puuttuminen ei ole työntekijän turhaa kontrollointia tai kyttäämistä. Se on osa hyvää johtamista, välittämistä ja työnantajan lakisääteistä velvollisuutta huolehtia työntekijöiden turvallisuudesta ja työkyvystä.

Tässä oppaassa käymme läpi:

• mitä varhaisen tuen malli tarkoittaa
• milloin esihenkilön pitää toimia
• miten varhaisen tuen keskustelu käydään
• milloin työterveys otetaan mukaan
• miten kuntoutus ja Kelan kuntoutuskurssit voivat tukea työkykyä
• mitä työnantajan velvollisuuksiin kuuluu

Mitä varhaisen tuen malli tarkoittaa?

Varhaisen tuen malli (tunnetaan myös nimillä varhaisen välittämisen malli, varhaisen puuttumisen malli tai aktiivisen tuen malli) tarkoittaa työpaikalla yhteisesti sovittuja toimintatapoja tilanteisiin, joissa työntekijän työkyky herättää huolta.

Toimintamalli laaditaan ja kirjataan yhteistyössä työterveyshuollon kanssa. 

Hyvin toimiva varhaisen tuen malli auttaa:

• tunnistamaan työkykyhaasteet ajoissa
• vähentämään sairauspoissaoloja
• ehkäisemään työkyvyttömyyttä
• tukemaan työntekijän jaksamista
• helpottamaan työhön paluuta sairausloman jälkeen
• vähentämään työnantajan kustannuksia

Varhaisen tuen mallista on eniten hyötyä, jos työpaikalla kyetään avoimeen vuorovaikutukseen, välit esihenkilön ja työntekijän kesken ovat luottamukselliset ja vaikeatkin asiat uskalletaan ottaa puheeksi ajoissa.

Miksi varhainen puuttuminen on tärkeää?

Työkykyongelmat eivät yleensä synny äkillisesti. Taustalla voivat olla:

1. työperäiset asiat, kuten liiallinen kuormitus, epäselvät työjärjestelyt, tunnistamaton osaamisvaje tai työyhteisön ristiriidat

2. yksilöä koskevat asiat, kuten terveydelliset haasteet tai muutokset elämäntilanteessa

Ensimmäisinä merkkeinä työkykyongelmasta havaitaan esimerkiksi:

• työn laadun heikkeneminen
• lisääntyneet virheet
• vetäytyminen työyhteisöstä
• ärtyneisyys tai motivaation lasku
• keskittymisvaikeudet
• lisääntyneet lyhyet sairauspoissaolot
• jatkuva kiireen tai kuormituksen tunne

Mitä aikaisemmin tilanteeseen reagoidaan, sitä todennäköisemmin työkyky voidaan palauttaa ilman pitkiä poissaoloja tai raskaampia toimenpiteitä.

Varhainen puuttuminen on myös taloudellisesti järkevää. Pitkittyneet sairauspoissaolot, työuupumus ja työkyvyttömyys aiheuttavat merkittäviä kustannuksia sekä työnantajalle että yhteiskunnalle.

Lisäksi varhainen puuttuminen voi nostaa esiin työyhteisön piileviä ongelmia, joista työnantaja on ollut aiemmin tietämätön.

Milloin esihenkilön pitää toimia?

On hyvin tavallista, että puuttuminen pitkittyy. Esihenkilöä saattaa ujostuttaa aiheesta keskusteleminen. Hän voi itse olla kuormittunut tai toivoa, että ongelma katoaisi ajan myötä itsestään.

Toimia pitäisi kuitenkin mieluummin liian aikaisin kuin liian myöhään: nostaa asia pöydälle heti, kun huoli työntekijän työkyvystä herää. Huoli voi liittyä esimerkiksi:

Työssä suoriutumiseen

• työntekijä alisuoriutuu aiempaan nähden
• työtehtäviä jää tekemättä
• virheet lisääntyvät
• työntekijä ei pysy muuttuneiden tehtävien mukana

Kuormittumiseen ja käyttäytymiseen

• työntekijä vaikuttaa väsyneeltä tai kuormittuneelta
• käytös muuttuu aiemmasta
• ilmenee vetäytymistä, ärtyneisyyttä tai negatiivisuutta
• työntekijä kertoo jaksamiseen liittyvistä haasteista

Sairauspoissaoloihin

• poissaolot lisääntyvät
• lyhyitä poissaoloja kertyy toistuvasti
• poissaolot painottuvat tiettyihin ajankohtiin, kuten viikonloppujen tai lomien ympärille
• sairauspoissaolot pitkittyvät

Useissa organisaatioissa varhaisen tuen keskustelu käydään, kun:

• sairauspoissaoloja on 5 kertaa 12 kuukauden aikana tai
• sairauspoissaolopäiviä kertyy 20 päivää vuodessa

Nämä ovat kuitenkin hälytysrajoja. Käytännössä keskustelua kannattaa käydä jo aiemmin osana normaalia esihenkilötyötä.

Varhaisen tuen keskustelu – näin onnistut

Varhaisen tuen keskustelun tavoitteena ei ole syyllistää työntekijää vaan löytää ratkaisuja yhdessä.

Keskusteluun kannattaa valmistautua huolellisesti:

• kirjaa konkreettiset havainnot etukäteen
• vältä tulkintoja ja oletuksia
• varaa rauhallinen tila ja riittävästi aikaa
• mieti valmiiksi mahdollisia tukikeinoja

Hyvä keskustelun avaus voi olla esimerkiksi:

“Olen huomannut, että sinulla on ollut viime aikoina tavallista enemmän poissaoloja ja vaikutat kuormittuneelta. Halusin kysyä, miten voit ja voisimmeko miettiä yhdessä ratkaisuja tilanteeseen?”

Keskustelussa kannattaa selvittää:

• liittyvätkö haasteet työmäärään tai työn sisältöön
• onko osaamisessa tai perehdytyksessä puutteita
• kuormittaako työ tai työyhteisö
• tarvitaanko työjärjestelyjä
• voisiko työterveys tai kuntoutus auttaa

Lopuksi sovitaan konkreettisista jatkotoimista ja seurannasta. Käytännössä seuraava keskusteluaikakin kannattaa jo kalenteroida valmiiksi, ettei asia jää roikkumaan.

HUOM! Havainnot ja keskustelun sisältö on syytä kirjata ylös. Tähän sopii vaikka sähköposti, joka lähetetään keskustelun päätteeksi myös työntekjälle. 

Milloin työterveys otetaan mukaan?

Työnantajalla on velvollisuus kertoa tilanteesta työterveyshuollolle viimeistään silloin, kun työntekijän sairauspoissaolo on jatkunut 30 päivää.

Usein yhteyttä kannattaa ottaa jo aikaisemmin, mikäli työpaikan sisäiset keskustelut eivät tunnu johtavan toivottuun lopputulokseen. 

Työterveys voi auttaa esimerkiksi:

• työkyvyn arvioinnissa
• työn muokkaamisen suunnittelussa
• kuormituksen arvioinnissa
• työhön paluun tukemisessa
• kuntoutustarpeen arvioinnissa
• työterveysneuvotteluissa

Kuntoutus työkyvyn tukena

Kuntoutusta tarvitaan, mikäli työntekijän terveydentila tai jaksaminen uhkaa heikentää työssä selviytymistä pitkäaikaisesti tai pysyvästi.

Moni työnantaja hyödyntää kuntoutusmahdollisuuksia liian myöhään, vaikka oikea-aikainen kuntoutus voi ehkäistä pitkiä sairauslomia ja työkyvyttömyyttä tehokkaasti.

Kuntoutuksen tavoitteena voi olla:

• työssä jatkamisen tukeminen
• toimintakyvyn vahvistaminen
• työuupumuksen ehkäisy
• mielenterveyden tukeminen
• kroonisen sairauden hallinta
• työhön paluun helpottaminen

Kelan kuntoutuskurssit tukevat työkykyä

Kelan kuntoutuskurssit tarjoavat työntekijälle mahdollisuuden vahvistaa työ- ja toimintakykyään silloin, kun terveys tai jaksaminen uhkaa työssä jatkamista.

Kursseja järjestetään esimerkiksi:

Tuki- ja liikuntaelinsairauksiin

Kuntoutus voi auttaa vähentämään kipuja, parantamaan toimintakykyä ja tukemaan työssä selviytymistä fyysisesti kuormittavissa tehtävissä.

Mielenterveyden haasteisiin

Työuupumus, masennus, ahdistus ja pitkittynyt kuormitus ovat yleisiä työkyvyn heikkenemisen syitä. Kuntoutus auttaa vahvistamaan jaksamista ja arjen hallintaa.

Pitkäaikaissairauksien hallintaan

Esimerkiksi diabetes, sydänsairaudet ja neurologiset sairaudet voivat vaikuttaa työkykyyn merkittävästi ilman oikeanlaista tukea.

Työ- ja toimintakyvyn kokonaisvaltaiseen tukemiseen

Monilla kursseilla keskitytään kokonaisvaltaisesti palautumiseen, arjen hallintaan, elämäntapoihin ja työssä jaksamiseen.

Kelan kuntoutuskurssit ovat työntekijälle maksuttomia. Ne voidaan toteuttaa avo- tai laitosmuotoisina riippuen työntekijän tilanteesta ja kuntoutustarpeesta.

Työterveyshuolto auttaa arvioimaan kuntoutustarvetta ja ohjaa työntekijää hakemaan sopivalle kurssille.

Lue lisää Kelan kuntoutuksesta!

Työnantajan rooli työkyvyn tukemisessa

Työnantajan tehtävänä on:

• seurata työkykyä ja sairauspoissaoloja järjestelmällisesti
• reagoida työkykyhaasteisiin ajoissa
• ottaa työterveyshuolto mukaan riittävän varhain
• mahdollistaa joustavat työjärjestelyt
• tukea työhön paluuta
• kannustaa työntekijää hyödyntämään kuntoutusmahdollisuuksia

Työterveyshuolto auttaa arvioimaan sopivia kuntoutusratkaisuja ja suunnittelemaan työkyvyn tukitoimia.

Pitkältä sairauslomalta palaavan tukeminen

Työhön paluu pitkän sairausloman jälkeen on useimmille työntekijöille kuormittava vaihe, jonka aikana on myös suuri riski työkyvyn uuteen heikentymiseen. Paluuta kannattaakin tukea suunnitelmallisesti.

Huolehdi, että:

• sovitte paluun käytännöistä etukäteen
• käytte läpi työssä tapahtuneet muutokset
• mahdollistat asteittaisen paluun tarvittaessa
• huomioit kuormituksen määrän alkuvaiheessa
• varmistat riittävän seurannan.

Onnistunut työhön paluu vähentää riskiä uusille sairauspoissaoloille ja vahvistaa työntekijän kokemusta siitä, että työpaikalla välitetään.

Yhteenveto: varhainen tuki on työkyvyn johtamista

Varhainen tuki ei ole pelkkä HR-prosessi tai lakisääteinen velvollisuus. Se on käytännön työkyvyn johtamista.

Kun esihenkilö uskaltaa ottaa huolen puheeksi ajoissa ja työterveys sekä kuntoutus otetaan mukaan riittävän varhain, voidaan ehkäistä työkyvyn heikkenemistä tehokkaasti.

Työntekijä saa tukea silloin, kun siitä on eniten hyötyä ja työnantaja välttää pitkittyneiden sairauspoissaolojen sekä työkyvyttömyyden aiheuttamia kustannuksia.

Kysymysten herätessä kannattaa olla nopeasti yhteydessä omaan työterveyshoitajaan. Työkyvyn tukemiseen löytyy usein ratkaisuja paljon aikaisemmin kuin moni ajattelee.

Jos yrityksesi esihenkilöt kaipaavat tukea varhaisen tuen mallin hyödyntämiseen tai työkyvyn tukemiseen, heitä voidaan perehdyttää aiheeseen käytännönläheisesti Täsmän Työkykyjohtamisen lyhyt oppimäärä -kurssilla.