Työterveyshuollon kilpailutus

Opas kilpailutuksen sudenkuoppien välttämiseen

Työterveyshuollon kilpailuttaminen kuulostaa suoraviivaiselta: pyydät tarjoukset, vertaat hintoja ja teet päätöksen. Käytännössä prosessi on huomattavasti mutkikkaampi, ja moni yritys päätyykin puolivahingossa sopimukseen, joka ei vastaa odotuksia.

Tässä oppaassa käymme läpi kilpailutuksen yleisimmät sudenkuopat ja sen, miten ne voi välttää. Tavoitteena on, että saat kilpailutuksesta kaiken irti ilman ikäviä yllätyksiä.

Tiivistelmä: Kilpailutuksen suurimmat riskit ovat hintojen vertailuvaikeus, piilokustannukset sopimuksissa, väärä palvelusisältö ja huonosti hoidettu henkilöstöviestintä. Jokainen näistä on vältettävissä, kun tietää, mitä etsiä.

Milloin kilpailuttaminen kannattaa?

Kilpailutus ei ole aina oikea ratkaisu. Ennen kuin käynnistät prosessin, on syytä arvioida, onko ongelma palveluntarjoajassa vai yhteistyön laadussa.

Kilpailuttaminen on perusteltua, kun:

• yhteydenpito palveluntarjoajaan ei toimi tai vastausajat venyvät kohtuuttomasti
• palvelutaso on heikentynyt, vaikka sopimusta ei ole muutettu
• kustannukset ovat nousseet ilman selkeää syytä tai ylittävät selvästi markkinatason
• palvelusisältö ei enää vastaa yrityksen kokoa tai toimialan tarpeita
• sopimus on päättymässä tai sovittu määräaika umpeutuu

Hyvä nyrkkisääntö: Jos työntekijää kohden lasketut vuosikustannukset ylittävät jo lakisääteisessä sopimuksessa 600–650 euroa, sopimuksen sisältö kannattaa käydä kriittisesti läpi ennen uusimista.

Jos ongelma on yhteistyön laatu tai toimintasuunnitelman puuttuminen, kilpailutus ei välttämättä ratkaise mitään. Uusi sopimus saman tyyppisellä palveluntarjoajalla tuottaa usein saman lopputuloksen. Tällöin kannattaa ensin selvittää, voidaanko nykyistä yhteistyötä tehostaa.

Lakisääteisen työterveyshuollon minimivelvoitteet on hyvä tuntea ennen kilpailutusta, jotta tietää, mistä ei voi tinkiä, ja missä on liikkumavaraa.

Kilpailutuksen suurimmat riskit

Tässä ovat ne kohdat, joissa useimmat yritykset tekevät virheitä.

Riski 1: Hintojen vertailu omenoita ja appelsiineja

Työterveyshuollon tarjoukset ovat harvoin suoraan vertailukelpoisia.

Yksi palveluntarjoaja hinnoittelee käyntikohtaisesti, toinen kiinteällä kuukausimaksulla, kolmas paketoituna vuosisopimuksena. Yksittäisten yksikköhintojen, kuten perusmaksun, laboratoriokokeiden tai vastaanottoaikojen, vertailu johtaa helposti harhaan.

Todelliset vuosikustannukset riippuvat mm. siitä, kuinka paljon palveluita yrityksessäsi oikeasti käytetään. Tätä kutsutaan käyttöprofiilivertailuksi, ja se on ainoa tapa saada realistinen kuva kokonaiskustannuksista.

Mitä tehdä: Pyydä kaikkia palveluntarjoajia laskemaan vuosihinta samalla esimerkkiskenaariolla, joka vastaa yrityksesi todellista käyttöä. 

Riski 2: Piilokustannukset sopimuksessa

Edullinen kuukausihinta voi piilottaa merkittäviä lisäkustannuksia. Tyypillisiä piilokustannuksia ovat:

Riski 3: Palvelusisältö ei vastaa tarpeita

Ylimyynti on alalla hyvin yleistä.

Pienellekin yritykselle saatetaan tarjota suurille konserneille alun perin suunniteltua pakettia, joka sisältää palveluita, joita ei koskaan käytetä. Palveluntarjoaja saattaa myös jättää sopimukseen varauksen esimerkiksi kalliille kuvantamistutkimuksille.

Ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä kannattaa selvittää:

• Mikä on henkilöstön ikärakenne ja toimialan tyypilliset terveysriskit?
• Onko yrityksessä tarvetta erityisille terveystarkastuksille (esim. yötyö, melu, kemikaalit)?
• Kuinka paljon sairaanhoitopalveluita on käytetty viime vuosina?
• Onko etävastaanotto riittävä vai tarvitaanko lähipalveluja?

Yksin näitä ei tarvitse pohtia: meiltä saat avuksesi sopimuksiin perehtyneen työterveyshoitajan, joka käy aikaisemman sopimuksen sisällön kanssasi läpi vaikka rivi riviltä. Työterveyshoitajan saat kutsuttua hätiin tästä.

Huomio etäpalveluista: Tutkimusten mukaan noin 80 % työikäisten tavallisista vaivoista voidaan hoitaa etävastaanottona. Etäpainotteinen malli on usein merkittävästi edullisempi.

Riski 4: Liian lyhyt tai pitkä sopimus

Lyhyt sopimus antaa joustavuutta, mutta monilla toimijoilla tarkoittaa korkeampaa hintaa. Pitkä sopimus voi olla edullisempi, mutta sitoo vuosiksi palveluntarjoajaan, jonka laatu voi muuttua.

Erityisesti irtisanomisaikaan kannattaa kiinnittää huomiota: pitkä irtisanomisaika tarkoittaa, että olet sidottu palveluntarjoajaan vielä kuukausia sen jälkeen, kun olet jo päättänyt vaihtaa tai peräti lopettaa yrityksen toiminnan.

Täsmällä irtisanomisaika asiakkaan suunnalta on 1 sekunti.

Riski 5: Henkilöstöviestintä laiminlyödään

Palveluntarjoajan vaihtuminen koskettaa kaikkia työntekijöitä. Jos muutoksesta ei viestitä selkeästi, syntyy helposti epäselvyyttä siitä, mistä apua saa, miten uusi palvelu toimii ja mitä muuttui.

Työnantajalla on työterveyshuoltolain nojalla velvollisuus pitää palveluiden sisältö työntekijöiden nähtävillä.

Tämä on minimivaatimus. Suuremmissa muutoksissa, kuten palvelutason muutoksissa tai palveluntarjoajan vaihtumisessa, viestintä kannattaa tehdä erikseen ja perustella päätös henkilöstölle.

Hyvä viestintä säästää kaikilta turhilta yllätyksiltä ja kysymyksiltä. Me Täsmällä autamme asiakasyritykset siirtymän yli myös niissä tilanteissa, joissa palvelusisältöä kustannussyistä supistetaan.

Kuinka vertailla tarjouksia käytännössä?

Tarjousvertailu on kilpailutuksen vaativin vaihe. Nopea yrittäjä saattaa katsoa vain kuukausittaisen perusmaksun ja tehdä päätöksen sen perusteella. Tämä kostautuu lähes aina tulevaisuudessa.

Tarkistuslista tarjousvertailuun

Käy jokainen tarjous läpi seuraavilla kysymyksillä:

Yrityksen tarpeet

• Sopiiko palvelusisältö yrityksesi kokoon ja toimialaan?
• Onko paketti mitoitettu oikein, vai tarjotaanko teille enemmän kuin tarvitsette?

Kustannusten läpinäkyvyys

• Onko hinnoittelu kiinteä vai käyttöön perustuva?
• Mitä kaikkea kuukausihinta sisältää, ja mistä laskutetaan erikseen?
• Onko sopimuksessa aloitusmaksua tai muita kertaluonteisia kuluja?
• Miten hinta kehittyy sopimuskauden aikana?

Sopimuksen ehdot

• Mikä on irtisanomisaika?
• Millä ehdoilla sopimusta voi muuttaa kesken sopimuskauden?
• Miten palveluntarjoajan vaihtuminen tai fuusio vaikuttaa sopimukseen?

Palvelun laatu ja saatavuus

• Miten nopeasti lääkärille pääsee?
• Onko palvelu saatavilla etänä, ja miten etävastaanotto käytännössä toimii?
• Kuka on nimetty yhteyshenkilö, ja miten heihin saa yhteyden? Maksaako vastaus yhteydenottoon erikseen?

Referenssit

• Millaisia kokemuksia muilla saman kokoisilla yrityksillä on palveluntarjoajasta?
• Kannattaa kysyä suoraan muilta yrittäjiltä, ei vain lukea nettisivujen suosituksia.
  
  

Kiinteä vai käyttöön perustuva hinnoittelu?

Käyttöön perustuva malli: Perusmaksu on pieni, mutta jokainen käynti ja lakisääteiset toimet laskutetaan erikseen. Sairaanhoidon osalta tämä voi olla edullinen, jos työväki pysyy terveenä. Kustannukset voivat kuitenkin yllättää, jos sairauspoissaolot kasvavat, tai lakisääteiset toimet tulkitaan laveasti.

Kiinteähintainen malli: Kuukausihinta pysyy samana käytöstä riippumatta. Helpompi budjetoida. Palveluntarjoajalla on myös taloudellinen kannustin pitää henkilöstö terveenä, koska se kantaa kuluriskin.

Kiinteä hinnoittelu on kustannusten ennakoinnin kannalta selkeämpi vaihtoehto. Se ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita parempaa palvelua, joten palvelusisältö on silti käytävä tarkasti läpi.

Tutki eri palvelupakettien sisältöjä ja vertaile, mitä kukin hinta todella kattaa.

Palveluntarjoajan vaihtaminen käytännössä

Kun päätös on tehty, alkaa siirtymävaihe. Se sujuu yleensä teknisesti vaivattomasti, mutta muutama asia kannattaa varmistaa etukäteen.

Mitä siirtymävaiheessa tapahtuu?

1. Irtisanominen nykyiselle palveluntarjoajalle – tarkista sopimusehdot ja tee irtisanominen kirjallisesti. Ota talteen kuittaus.
2. Uuden sopimuksen allekirjoitus – varmista ennen allekirjoitusta, että kaikki suullisesti sovitut asiat on kirjattu sopimukseen. Pyydä tarkennuksia epäselviin kohtiin.
3. Henkilöstölle tiedottaminen – kerro muutoksesta hyvissä ajoin, mieluiten ennen kuin uusi sopimus astuu voimaan.
4. Toimintasuunnitelman päivitys – Kelan korvauksien hakeminen edellyttää ajantasaista työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa. Varmista, että uusi palveluntarjoaja auttaa sinua. Jos sopimus on käytön mukaan veloitettava, on hyvä kysyä jo etukäteen, tarvitaanko tässä kohtaa laajamittainen uudistus, vai riittäisikö kenties kevyempi päivitys.

Voiko uutta palveluntarjoajaa käyttää jo irtisanomisaikana?

Kyllä, se on usein jopa perusteltua.

Jos siirtyminen käyttöön perustuvasta sopimuksesta kiinteähintaiseen tuo välittömiä säästöjä, kannattaa uuden palveluntarjoajan palveluita hyödyntää jo irtisanomisajalla.

Ainoa todellinen päällekkäinen kustannus on vanhan sopimuksen perusmaksu irtisanomisajalta, joka on käyttöön perustuvissa sopimuksissa tyypillisesti vain muutamia kymmeniä euroja kuukaudessa.

Muista: Kaikki muutokset palveluihin on ilmoitettava henkilöstölle ennen muutoksen voimaantuloa.

Kun palvelutaso muuttuu

Mikäli työnantaja haluaa säästää, hän saattaa kilpailutuksen yhteydessä päätyä supistamaan vapaaehtoisen sairaanhoidon laajuutta.

Tämä on parhaimmillaan fiksua taloudenpitoa, ja yrittäjälähtöinen työterveyshuollon palveluntarjoaja ymmärtää kyllä muutostarpeen.

Usein jo esimerkiksi vastaanottopalveluiden muuttaminen etäpalveluksi tarkoittaa merkittävää säästöä. Etänä voidaan hoitaa jo 80 % työikäisten vaivoista.

Työntekijöille palveluiden karsiminen täytyy viestiä huolellisesti, jotta he hahmottavat, miksi palvelutasoa muutetaan. Työnantajan on lain mukaan pidettävä työterveyspalveluiden sisältö työntekijöiden nähtävillä joka tapauksessa, mutta suuremmat siirrot on hyvä kommunikoida vielä erikseen – ja perustella päätös henkilöstölle. Tämä säästää koko porukkaa yllätyksiltä.

Täsmällä autetaan uudet asiakkaat muutosvaiheen yli. Olemmekin saaneet kiitosta esimerkiksi siitä, että tuemme asiakkaita etäpalveluiden käyttöönotossa (Täsmä Työterveyden kasvun ajurit -selvitys, Hänninen & Mitronen, 2021).

Haluatko Täsmän mukaan kilpailutukseen?

Oletko kilpailuttamassa työterveyshuoltoa? Jos Täsmän palvelusisällöt ja arvot kuulostavat sopivan siihen, mitä työterveyshuollolta odotat, kokeile hintalaskuriamme tai jätä meille yhteydenottopyyntö.

Lupaamme tehdä työterveydestä sinulle entistä mutkattomamman jutun, aina selkeästä sopimuksesta vaivattomaan yhteydenpitoon asti.