Työterveyden kilpailutus: mitä kannattaa vertailla?

Työterveyden kilpailutus tuntuu paperilla yksinkertaiselta: pyydät tarjoukset, vertailet hintoja, valitset halvimman. Käytännössä se menee harvoin näin.

Tavallisesti huonoin mahdollinen vertailukohta on kuukausihinta.

Pelkkä kuukausihinta ei kerro lainkaan, mitä palveluun sisältyy tai kuinka suureksi lasku lopulta kasvaa. Ellei kyseessä ole aidosti kiinteähintainen sopimus, todellinen kokonaiskustannus selviää vasta, kun myös mahdolliset lisäveloitukset on laskettu mukaan.

Tässä artikkelissa kerromme, miten vertailet työterveyden sisältöä, saatavuutta, kustannuksia ja sopimusehtoja. Näin et valitse vain näennäisesti halpaa hintaa ja joudu myöhemmin elvyttämään budjettia.

Jos haluat ensin kokonaiskuvan kilpailutuksen vaiheista ja yleisimmistä kompastuskivistä, lue opas työterveyshuollon kilpailutukseen.

Ennen tarjouspyyntöjä: tiedä, mitä ostat

Jos et tiedä, mitä olet ostamassa, tarjoaja päättää sen puolestasi. Kun jokainen tekee omat oletuksensa, saat tarjouksia eri palveluista. Silloin vertailukelpoisuus on haudattu jo ennen hintaneuvotteluja.

Selvitä siis ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä nämä neljä asiaa:

• Henkilöstömäärä. Kuinka monelle työntekijälle työterveys järjestetään? Määrä vaikuttaa hinnoitteluun muutenkin kuin vain henkilöluvun kertoimena.

• Palvelun sisältö. Tarvitsetteko vain lakisääteisen, ennaltaehkäisevän työterveyshuollon vai myös sairaanhoidon? Pyydä näiden hinnat eriteltyinä ja varmista, ettei lakisääteiseen sopimukseen ole ujutettu mukaan esimerkiksi ylimääräisiä ikäkausitarkastuksia, ellet niitä nimen omaan halua tarjota.

• Työn terveysriskit. Liittyykö työhön esimerkiksi fyysistä kuormitusta, melua tai kemikaaleja? Kerro niistä tarjoajille, jotta he voivat huomioida tarvittavat terveystarkastukset ja muut palvelut. Osalla palveluntarjoajista nämä vaikuttavat hintaan enemmän kuin toisilla.

• Nykyisen palvelun puutteet. Mikä ei toimi, ja mitä haluatte tilalle? Kirjaa konkreettiset parannustarpeet, kuten työnantajan nopeampi yhteys omaan työterveyshoitajaan, rivakka puuttuminen työkykyasioihin tai selkeämpi laskutus.

Lähetä kaikille tarjoajille samat lähtötiedot ja pyydä tarjoukset samasta palvelukokonaisuudesta. Näin vertailet palveluja ja kustannuksia, et tarjoajien arvauksia.

Mitä tarjouksista kannattaa vertailla?

Kun tarjoukset ovat pöydällä, vertailu on helpointa jakaa kuuteen osa-alueeseen. 

1. Palvelun sisältö

Samanniminen paketti voi tarkoittaa eri palveluntarjoajilla täysin eri asioita.

Tarkista aina erikseen: mitkä vastaanotot, tutkimukset ja lakisääteiset palvelut sisältyvät hintaan? Sisältyykö hintaan esimerkiksi lakisääteinen työpaikkaselvitys ja toimintasuunnitelma, vai laskutetaanko ne erikseen?

2. Palvelun saatavuus

Miten työntekijä pääsee lääkäriin, kun tarve on?

Pelkkä tieto "etävastaanotto käytössä" ei kerro hoitopolun toimivuudesta.

Selvitä, pääseekö työntekijä suoraan lääkärin juttusille vai kulkeeko yhteydenotto ensin asiakaspalvelijan kautta hoitajalle ja vasta siitä mahdollisesti lääkärin puheille. Tämä vaikuttaa sekä palvelukokemukseen että siihen, kuinka nopeasti vaiva hoidetaan.

HUOM! Myös työnantajan on saatava nopeasti selkeitä vastauksia kysymyksiinsä. Työterveyshuollon hidastelu maksaa ekstraa työnantajalle, ei työterveyshuollolle.

3. Käyttörajoitukset

Tässä piilee yksi yleisimmistä yllätyksistä.

Monessa paketissa on käynti-, tutkimus- tai euromääräisiä rajoituksia, jotka eivät näy otsikkohinnoittelussa. Esimerkiksi lääkärikäyntejä voi olla rajattu määrä kuukaudessa tai vuodessa, minkä jälkeen hinta nousee. Pyydä rajoitukset kirjallisina. Kysy myös esimerkkejä.

4. Lisäveloitukset

Tämä on se kohta, jossa halvalta näyttävä tarjous usein paljastuu kalliiksi.

Pyydä tarjouksen liitteeksi erittely: mitkä palvelut sisältyvät hintaan ja mistä voidaan laskuttaa erikseen? Tavallisimmat piilokustannukset ovat:

• aloitusmaksu tai liittymismaksu
• minimiveloitus kuukausittain
• Kela-hakemusten teko
• laboratoriotutkimukset
• lähetteet ja todistukset
• palvelumaksut
• Kanta-maksut
• maksut yhteydenpidosta työnantajan ja työterveyden välillä.

5. Hinnoittelumalli

Kiinteähintainen vai käytön mukaan laskutettava?

Kiinteässä mallissa tiedät tarkalleen, mitä maksat. Budjetointi on helppoa, eikä yrittäjän tarvitse pelätä neuvojen pyytämistä lisälaskutusta pelätessään.

Käytön mukaan laskutettava malli voi tuntua halvemmalta paperilla, mutta todelliset kustannukset selviävät vasta vuoden päätteeksi. Yllätyksiä tulee etenkin, jos henkilöstö sairastaa normaalia enemmän.

Pk-yritykselle kiinteä hinta on lähes aina käytännöllisempi vaihtoehto. Katso kuitenkin edellinen lisäveloituskohta ja varmista, että kiinteä hinta todella on kiinteä, eikä vain "kiihteähkö".

6. Sopimusehdot

Kuinka pitkä on irtisanomisaika? Seuraako sopimussakkoa, jos vaihdat palveluntarjoajaa kesken sopimuskauden?

Pitkä sitoutumisaika tai tiukka sopimussakko kaventaa liikkumavaraa tilanteessa, jossa palvelu ei vastaakaan odotuksia. Lyhyt irtisanomisaika on merkki siitä, että palveluntarjoaja luottaa omaan palveluunsa.

Muista Kela-korvaukset laskelmassa

Kela korvaa toteutuneista työterveyshuollon toimista tyypillisesti 60 %, joten todellinen kustannus yritykselle on huomattavasti pienempi kuin laskun summa.

Tämä on tärkeää huomioida tarjouksia vertaillessa: osa palveluntarjoajista esittää hinnat jo Kela-korvauksen jälkeen, osa ennen sitä. Varmista siis aina, että vertaat samoja lukuja.

Turvallisinta on verrata summia, joista Kela-korvausta ei ole vielä vähennetty, sillä sen saaminen ei välttämättä ole itsestään selvää, elleivät Kelan ehdot täyty. Tätä palveluntarjoajat eivät aina muista kertoa.

Muista myös tarkistaa, auttaako palveluntarjoaja Kela-korvausten hakemisessa. Monelta kiireiseltä yrittäjältä korvaukset jäävät kaavakkeen kanssa painiessa kokonaan hakematta.

Vertailutaulukko: mitä kysyä jokaiselta tarjoajalta

Alla oleva lista helpottaa tarjousten vertailua. Lähetä samat kysymykset jokaiselle palveluntarjoajalle.

Lyhyesti: näin kilpailutat ilman kallista jälkipyykkiä

1. Selvitä, mitä tarvitsette. Kirjaa henkilöstömäärä, toimialan terveysriskit ja tarvittavat palvelut ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Meiltä saat sitoumuksetta apua myös tähän vaiheeseen, jos haluat.

2. Pyydä tarjoukset samoilla tiedoilla. Lähetä jokaiselle tarjoajalle sama kuvaus tarpeistanne, jotta saat tarjoukset samasta palvelukokonaisuudesta.

3. Pyydä hinnat eriteltyinä. Selvitä, mitä lakisääteinen työterveyshuolto ja sairaanhoito maksavat, mitä hintaan sisältyy ja mistä laskutetaan erikseen. Varmista, että lakisääteisen minimin halutessasi kaikki ehdotukseen sisältyvät palvelut todella ovat lain vaatimia.

4. Laske koko vuoden kustannukset. Ota mukaan myös lisämaksut ja käyttörajoitukset. Halpa kuukausihinta ei paljon lohduta, jos vuosisumma kasvaa monikymmen- tai satakertaiseksi.

5. Lue sopimusehdot ennen allekirjoitusta. Tarkista irtisanomisaika, sopimussakot ja hinnankorotusten perusteet. Sitoutuuko palveluntarjoaja indeksikorotukseen vai varaako oikeuden korottaa hintaa reilusti kesken sopimuskauden?

6. Varmista Kela-kelpoisuus: palveluntarjoajan tulee olla Kelan hyväksymä ja auttaa korvausten hakemisessa.
   
   
7. Kilpailutusoppaassamme on tarkistuslista myös palveluntarjoajan vaihtamisen käytännön vaiheisiin.

Täsmällä ei ole aloitusmaksua, piilokustannuksia eikä monisivuisia sopimuksia. Irtisanomisaika on 1 sekunti.

Hintalaskuristamme saat yrityksesi työterveyden hinnan alle minuutissa, ja voit vertailla paketteja rinnakkain.