Työterveyshuollon kilpailutus tulee tavallisimmin ajankohtaiseksi tilanteessa, jossa nykyiseen palveluntarjoajaan on syystä tai toisesta petytty. Joissakin yrityksissä työterveyden palvelut kilpailutetaan säännöllisesti, jotta käytössä olisi aina varmasti edullisin palveluntarjoaja.
Mitä kilpailutuksessa kannattaa ottaa huomioon? Lue tietopaketti!
Milloin työterveyshuollon kilpailutus kannattaa?
Työterveyshuollon kilpailuttamista kannattaa harkita, jos:
- yhteydenpito palveluntarjoajan kanssa ei toimi
- palvelutaso heikentyy, vaikka sopimusta ei ole muutettu
- kustannukset karkaavat toistuvasti ennakoimattoman suuriksi
- palvelut vaikuttavat yli- tai alimitoitetuilta yrityksen tarpeisiin nähden.
Työterveyshuollon rutiininomainen kilpailutus parin vuoden välein voi osoittautua hyödylliseksi, kunhan myös välillisiä kustannuksia ja palvelun hinta-laatusuhdetta osataan arvioida riittävän hyvin.
Hyvin järjestetyn työterveyshuollon kustannusvaikutus ei kuitenkaan koskaan ole pelkkä palvelun hinta.
Työterveyshuollon kustannusvaikutus ulottuu myös
- sairauspäivien kokonaismäärään
- työkyvyn säilymiseen ja samalla eläköitymiseen
- koko organisaation hyvinvointiin.
Työterveyshuollon asiantuntemuksella voidaan myös taklata työkykyjohtamisen ongelmia – niitä, joiden ratkomiseen on totuttu käyttämään kallista konsulttiapua.
Työterveyshuollon kilpailutuksen haasteet
Työterveyshuollon kilpailutus palveluntarjoajan vaihtaminen sujuvat yleensä teknisessä mielessä vaivattomasti.
Kilpailutusvaiheessa päänvaivaa voi kuitenkin tuottaa palveluntarjoajien hintojen suhteuttaminen toisiinsa. Jos vertailussa keskitytään vain yksityiskohtiin, kuten yksittäisten suoritteiden euromääriin, voivat kokonaiskustannukset yllättää.
Kiinteästi hinnoiteltu sopimus onkin kulujen ennakoinnin kannalta turvallisin vaihtoehto. Koska palveluntarjoaja kantaa siinä kuluriskin, on myös sen tavoitteena pitää työntekijät hyvinvoivina. Toisaalta myös kiinteähintaisissa sopimuksissa on eroja, ja tarjoussisältöä kannattaakin tarkastella terveen kriittisesti, jos hinta vaikuttaa liian hyvältä ollakseen totta. Täsmän hinnoitteluun pääset tutustumaan helposti kokeilemalla hintalaskuriamme.
Suurin haaste seuraa kuitenkin vasta, kun varsinainen työterveyshuollon kilpailutus on jo tehty – ja se on yrityksen sisäinen viestintä.
Jo etukäteen on hyvä pohtia, kuinka palveluiden vaihdos esitellään talon sisällä, ja kuka vastaa työntekijöiden mahdollisiin huoliin. Muutos nimittäin aiheuttaa aina epävarmuutta –ja jos siihen liittyy pitkän hoitosuhteen katkeaminen, on vastarintakin ymmärrettävää.
Uuden palveluntarjoajan tehtävä on kertoa käytännöistään selkeästi ja auttaa työnantajaa viestimään muutoksista.
Entä, jos palvelutaso muuttuu?
Mikäli työnantaja tavoittelee työterveyshuollon kilpailuttamisesta kustannussäästöjä, hän saattaa supistaa vapaaehtoisen sairaanhoidon laajuutta kilpailutuksen yhteydessä.
Työntekijöiden voi olla tällöin vaikeaa hahmottaa, mikä palveluiden muuttumisessa johtuu palveluntarjoajasta ja mikä taas siitä, että palveluiden laajuutta on kokonaisuudessaan päädytty leikkaamaan.
Työnantajan on lain mukaan pidettävä työterveyspalveluiden sisältö työntekijöiden nähtävillä joka tapauksessa, mutta muutoksista on hyvä kommunikoida vielä erikseen – ja perustella päätös henkilöstölle. Tämä säästää koko porukkaa yllätyksiltä.
Täsmällä autetaan uudet asiakkaat muutosvaiheen yli. Olemmekin saaneet kiitosta esimerkiksi siitä, että tuemme asiakkaita etäpalveluiden käyttöönotossa (Täsmä Työterveyden kasvun ajurit -selvitys, Hänninen & Mitronen, 2021).
Työterveyshuollon irtisanominen
Jos työterveyshuollon palveluntarjoaja päädytään kilpailutuksen seurauksena vaihtamaan, on edessä aiemman sopimuksen irtisanominen. Tällöin luonnollisesti tapahtuu sopimusehtoja ja irtisanomisaikaa noudattaen.
Uutta palveluntarjoajaa voi kuitenkin olla perusteltua hyödyntää jo irtisanomisajalla, jos sopimusten päällekkäisyys tarjoaa mahdollisuuden kustannussäästöihin.
Kustannussäästöjä voi syntyä esimerkiksi tilanteissa, joissa vaihdetaan suoriteperusteisesti hinnoiteltu työterveyshuolto kiinteästi hinnoiteltuun.
Suoriteperusteisessa hinnoittelussa kuukauden perusmaksu on yleensä muutamia kymmeniä euroja. Vasta, kun työterveyshuoltoa käytetään, laskutus kasvaa jyrkästi. Kiinteästi hinnoitellussa työterveyshuollossa kulut pysyvät samoina – käytöstä riippumatta.
Käytännössä irtisanomisajan päällekkäisyyttä syntyykin vain aiemman palveluntarjoajan perusmaksusta, mikäli työntekijät hyödyntävät uutta palveluntarjoajaa. Samalla säästytään aiemman työterveyshuollon ennakoimattomilta laskuilta.
Kuinka työterveyshuollon tarjouksia verrataan?
Työterveyshuollon tarjousvertailu voi tuntua tuskastuttavalta prosessilta. Äkkinäisempi sutaisee nimen sopimukseen sen kummempia miettimättä, jotta pääsee työnsä ääreen mahdollisimman nopeasti.
Muutamaan yksityiskohtaan on hyvä palata ennen valintaa, olit sitten harkitsevaa tyyppiä tai sitä, jolle on tärkeintä vain päästä asiassa eteenpäin.
Punnitse näitä, kun kilpailutat työterveyshuoltoa:
Yrityksen tarpeet – vaikuttaako palvelusisältö siltä, että se sopii yrityksesi tämän päivän tarpeisiin ja lähitulevaisuuden tavoitteisiin? Onko paketti mitoitettu teille oikein, vai ylimyykö palveluntarjoaja?
Palvelukuvauksen, tarjouksen ja sopimuksen sisältö – ymmärsitkö varmasti kaiken? Kiireessä työterveyshuollon tyypillisesti monikymmensivuiset sopimukset ja lääketieteellinen sanasto jäävät usein käymättä läpi riittävällä tarkkuudella. Pyydä tarvittaessa esimerkkejä ja selvennyksiä!
Kustannusten suhteuttaminen palvelusisältöön. Suomeksi: mitä saat ja millä rahalla? Onko esimerkiksi odotettavissa, että palveluntarjoaja lähettää jokaisesta työnantajalle vastatusta sähköpostista laskun? Mitkä palveluista korvataan Kela I -luokan, mitkä taas Kela II -luokan mukaan?
Referenssien pyytäminen ja toisten yrittäjien haastatteleminen. Kysy muilta työnantajilta kokemuksia palveluntarjoajista ja tutustu referensseihin. Täsmän referenssejä löydät täältä.
Työntekijöiden ja työterveyshuollon yhteyshenkilön kuuleminen. Mihin he ovat olleet nykyisessä palveluntarjoajassa tyytyväisiä, mihin eivät?
Haluatko Täsmän mukaan kilpailutukseen?
Oletko kilpailuttamassa työterveyshuoltoa? Jos Täsmän palvelusisällöt ja arvot kuulostavat sopivan siihen, mitä työterveyshuollolta odotat, kokeile hintalaskuriamme tai jätä meille yhteydenottopyyntö.
Lupaamme tehdä työterveydestä sinulle entistä mutkattomamman jutun, aina selkeästä sopimuksesta vaivattomaan yhteydenpitoon asti.