Monessa yrityksessä työterveyssopimus on tehty kerran, joskus vuosia sitten. Tämän jälkeen sopimus on vain jatkunut automaattisesti vuodesta toiseen.
Tämä on tietysti aivan inhimillistä. Työterveys ei ole prioriteettilistan kärjessä, kun yrittäjä tai toimitusjohtaja miettii, mihin haluaa käyttää aikaansa. Riittää, kun asia "on hoidettu".
Juuri tästä syystä työterveyshuolto on yksi yleisimmistä piilokulueristä yrityksen budjetissa.
Kilpailuttamisen tarkoituksena on varmistaa, että yritys maksaa oikeasta palvelusta oikean hinnan. Tutkimusten mukaan kilpailutus tuo tyypillisesti jopa 30 prosentin säästöt, ilman että palvelutaso laskee lainkaan. Jos palvelutasosta karsitaan samalla turhat rönsyt pois, voi säästö olla vielä paljon suurempi.
Alla on listattuna viisi merkkiä, jotka kertovat, että nyt on aika katsoa sopimus uusin silmin.
Kolme vuotta on pitkä aika. Yrityksesi on saattanut kasvaa, henkilöstö vaihtua, toimipisteitä tulla lisää tai työn luonne muuttua. Silti sopimus kuvaa tilannetta, joka oli voimassa silloin, kun se allekirjoitettiin.
Työterveyshuollon markkinat ovat myös muuttuneet merkittävästi. Etävastaanotto on yleistynyt, hinnoittelumallit ovat kehittyneet ja kilpailu on kiristynyt. Matkan varrella toisaalta oma palveluntarjoajasi on saattanut korottaa hintojaan tuntuvasti.
Nyrkkisääntö: Jos jo pelkän lakisääteisen sopimuksen kokonaislaskutus kymmenhenkisessä yrityksessä on hinnaltaan yli 300 €/työntekijä/vuosi, sopimuksen sisältö kannattaa käydä kriittisesti läpi.
HUOM! Suuremmilla yrityksillä tarkastelun laukaiseva hinta on vielä tätäkin alhaisempi.
Ikävä kyllä monessakaan pk-yrityksessä ei olla selvillä siitä, mistä työterveyshuollossa oikeastaan edes maksetaan.
Lasku saapuu, summa vaihtelee kuukausittain, ja siinä lukee jotain "käynneistä" ja "toimenpiteistä". Kukaan ei oikein tiedä, mistä kokonaisuus muodostuu. Maksetaan, koska on aina maksettu, eikä terveysasioita oikein kehtaa kyseenalaistaakaan.
Epäselvä laskutus on yksi selvimmistä merkeistä siitä, että hinnoittelumalli ei palvele yritystä.
Käytön mukaan laskutettavissa sopimuksissa kustannukset voivat kasvaa huomaamatta: Jokainen käynti, toimenpide, sähköposti, puhelu ja todistus kasvattavat laskua. Yrittäjällä tai HR:llä ei välttämättä ole mitään tapaa ennustaa, mitä seuraava kuukausi maksaa.
Aidosti kiinteähintaisessa mallissa ostaja tietää jo etukäteen, miltä seuraavan kuun lasku näyttää. Tämä on paitsi turvallisempaa, myös taloudellisesti järkevämpää monelle yritykselle.
Jos et pysty 30 sekunnissa vastaamaan kysymykseen "paljonko työterveys maksaa meillä per henkilö per vuosi", sopimuksen rakenne kannattaa selvittää.
Työterveys on olemassa paitsi työntekijöitä, myös yrittäjää ja työntantajaa varten. Nimetty yhteyshenkilö pitää tavoittaa nopeasti, kun herää huoli esimerkiksi sairauslomien kasautumisesta.
Työterveyshuollon tyypillinen ongelma on järjestelmä, joka on rakennettu palveluntarjoajan ja lisälaskutuksen, ei käyttäjän tai laskun maksajan ehdoilla.
Työterveyshuollon on oltava työntekijöiden saatavilla sovitussa laajuudessa. Myös työnantajan on saatava helposti apua kysymyksiinsä. Jos esimerkiksi lisälaskutuksen pelko nostaa yhteydenoton kynnystä, tarvittava apu voi jäädä saamatta.
Suomalainen työterveyshuollon kenttä on keskittynyt voimakkaasti viime vuosina. Fuusiot ja yrityskaupat ovat muuttaneet monen palveluntarjoajan toimintamallia, hinnoittelua ja henkilöstöä.
Sopimuksesi on ehkä tehty paikallisen toimijan kanssa, joka sittemmin on sulautunut suurempaan ketjuun. Henkilöt ovat vaihtuneet. Toimintatavat ovat muuttuneet. Mutta sopimus jatkuu.
Tämä on erityisen tärkeä tarkistuspiste, jos:
Itse palvelun laatu ei aina laske fuusion myötä, mutta kokonaisuus voi muuttua yrityksen kannalta epätoivottuun suuntaan.
Muutos kannattaa tarkastaa, ei vain olettaa, että kaikki on ennallaan.
Runsaasti palveluita sisältävät paketit myydään helposti. Ostaminen voi tuntua turvalliselta: "otetaan kaikki varmuuden vuoksi ja maksetaan vain siitä, mitä käytetään".
Ensimmäinen flunssaepidemia voi muuttaa ajatukset. Miksi tavallista flunssaa sairastavilta työntekijöiltä on tutkittu 12 virusta, jotta saadaan selville, että heillä on tavallinen flunssa? Harvaa yrittäjää kiinnostaa satojen eurojen edestä, minkä niminen virus työntekijän nenässä asuu.
Yleisimpiä esimerkkejä ylimääräisistä palveluista, joita pk-yritykset sisällyttävät sopimukseen ilman todellista tarvetta:
Kilpailutus on luonteva hetki tarkistaa, vastaako sopimuksen sisältö yrityksesi todellista tarvetta. Usein löytyy sekä palveluja, joita voisi karsia, että palveluja, joita pitäisi lisätä, mutta jotka puuttuvat kokonaan.
Kelan työterveyshuollon korvausjärjestelmä hyvittää osan lakisääteisen työterveyden kustannuksista. Oikein rakennettu sopimus maksimoi myös Kela-korvaukset, eikä tämä onnistu, jos sopimuksen sisältö ei vastaa todellista toimintaa.
Kilpailuttaminen kuulostaa isolta projektilta. Sitä se ei ole.
Prosessi alkaa siitä, että tarkistat nykyisen sopimuksesi irtisanomisajan (tyypillisesti 1–3 kuukautta) ja pyydät muutamalta palveluntarjoajalta tarjoukset samasta palvelukokonaisuudesta esimerkkeineen. Vertailu kertoo, onko nykyinen sopimuksesi markkinahintainen.
HUOM! Jos vertaat kiinteähintaisia sopimuksia, laske mukaan myös mahdolliset aloituskulut, työterveyslääkärin konsultaatiot, palvelumaksut ja muut piilokulut. Aidosti kiinteähintaisessa sopimuksessa maksat vain vakioidun summan riippumatta tehdyistä toimenpiteistä.
Kilpailutus ei automaattisesti tarkoita, että on pakko vaihtaa palveluntarjoajaa. Voit myös saada neuvotteluvoimaa pyytää nykyiseltä toimijaltasi parempaa hintaa tai sisältöä.
Jos tunnistit itsesi yhdestä tai useammasta yllä kuvatusta merkistä, tutustu kilpailutusoppaaseemme tai laske yrityksesi työterveyden hinta hintalaskurilla. Se vie alle minuutin.